Op 1 juli gaan de nieuwe EU btw-regels in voor online verkopen aan particulieren in andere EU-landen. Dat levert vragen op bij webshopondernemers. Met praktijkvoorbeelden lichten we de keuzes en voorbereidende stappen toe.

In dit artikel staan we stil bij Kevin, die in vier Europese landen de meubelwebshop ‘Europe Fine Furniture’ heeft.

Op 1 juli gaan de nieuwe EU btw-regels voor e-commerce in. Deze regels gelden vooral voor webshops met een jaaromzet van meer dan € 10.000 aan particulieren in andere EU-landen. Vanaf 1 juli rekenen deze webshops de btw in het land van de klant. In dit artikel kijken we naar de gevolgen voor Kevin, die in vier Europese landen de meubelwebshop ‘Europe Fine Furniture’ heeft. Experts van de Belastingdienst en KVK geven tips over hoe Kevin zich kan voorbereiden op de nieuwe btw-regels.

Het bedrijf van Kevin bestaat al meer dan 40 jaar. Zijn vader is het begonnen. In de beginjaren waren het alleen fysieke winkels in Nederland. Sinds Kevin het bedrijf overnam, richt hij zich ook op online verkopen. Hij heeft ondertussen een Nederlandse, Duitse, Belgische en Franse webshop. Met de Duitse webshop bedient hij ook particulieren uit Slovenië en Oostenrijk. Alles bij elkaar jaarlijks goed voor een omzet van zo’n € 11 miljoen.

In elk land zelf btw aangeven
Kevin heeft de administratie van zijn bedrijf goed op orde. De afdeling Finance zorgt ervoor dat elk kwartaal de btw in het land van de webshop wordt aangegeven en betaald. Hierbij heeft het bedrijf te maken met verschillende btw-tarieven: 21% voor Nederland en België, 20% voor Frankrijk en 19% voor Duitsland. De omzet uit Slovenië en Oostenrijk wordt meegenomen in de Nederlandse btw-aangifte. Dit kan omdat het bedrijf in die landen jaarlijks minder dan € 35.000 omzet. “Vanaf 1 juli is dit niet meer mogelijk”, vertelt John Piepers, e-commerce expert bij de Belastingdienst. “Dan gaan in de EU de nieuwe btw-regels in met nog maar één omzetdrempel. Alle Nederlandse webshops met een jaaromzet van € 10.000 of meer uit verkopen aan particulieren in EU-landen buiten Nederland moeten vanaf 1 juli dit jaar de btw van het land van de klant berekenen. Kevin heeft hierbij twee keuzes: in elk land afzonderlijk zijn btw-aangifte doen of gebruikmaken van de Unieregeling.”

Nieuwe btw-regels in de EU
Omdat Kevin in Duitsland, België en Frankrijk elk kwartaal al afzonderlijk de btw-aangifte doet, verandert er wat die landen betreft niets voor Kevin. Voor Slovenië en Oostenrijk ligt dat anders. John Piepers: “Ook in die landen moet hij afzonderlijk de btw gaan aangeven en betalen. Hiervoor moet hij in Oostenrijk en Slovenië een btw-nummer aanvragen. Óf hij kan zich aanmelden voor de Unieregeling binnen het nieuwe éénloketsysteem van de Belastingdienst. Kevin doet dan in één melding per kwartaal de btw-aangifte over ál zijn verkopen aan particulieren in andere EU-landen. Dus ook voor Duitsland, België en Frankrijk. De Belastingdienst in Nederland zorgt er vervolgens voor dat de btw in de andere EU-landen wordt gemeld en afgedragen.”

Zelf blijven aangeven per land of Unieregeling
Kevin twijfelt over wat hij moet doen: in elk land afzonderlijk zijn btw-aangifte doen of voor ál zijn webshops gebruikmaken van de Unieregeling. “Omdat Kevin de afzonderlijke btw-aangiftes goed geregeld heeft, kan hij overwegen dit te blijven doen en in Slovenië en Oostenrijk ook een btw-nummer aanvragen”, vertelt Sandra Visser-Meijer, KVK-adviseur Internationaal ondernemen. “En als hij uitbreidt met een Spaanse webshop, moet hij ook een Spaans btw-nummer aanvragen. Dit is handig als hij kosten maakt in Spanje. Want met dit nummer kan hij direct de btw als voorbelasting in de Spaanse btw-aangifte verrekenen.” Dat kan dan weer niet als hij kiest voor de Unieregeling.

Sandra vervolgt: “Aan de andere kant is de Unieregeling het overwegen waard voor Kevin. Want zijn omzet in Oostenrijk en Slovenië is laag. Hierdoor wegen de kosten van btw-aangifte in die landen misschien niet op tegen de baten. Dan kan hij ervoor kiezen om niet meer te leveren in deze landen. Een andere mogelijkheid voor Kevin is om over te stappen naar de Unieregeling. Dan hoeft hij slechts in één melding per kwartaal de btw-aangifte over al zijn verkopen te doen. De btw-aangifte voor Oostenrijk en Slovenië zijn dan een kleine moeite om mee te nemen.”

John Piepers vult aan: “Kevin moet er wel rekening mee houden dat het dienstverleningsniveau van het éénloketsysteem tot het voorjaar van 2023 nog beperkt is. Dat kan leiden tot langere doorlooptijden. Ook zijn system-to-system aangiften tot voorjaar 2023 nog niet mogelijk. Daarna is het éénloketsysteem wél volledig geautomatiseerd.” Gaat Kevin voor de Unieregeling? Dan is het belangrijk dat hij zijn btw-nummers in Duitsland, België en Frankrijk de-registreert. Behalve als hij die nodig heeft voor andere activiteiten waarbij hij btw-plichtig is.

Beslissing nemen
John Piepers: “Ik kan mij goed voorstellen dat Kevin het een en ander op een rij wil zetten, zodat hij een weloverwogen beslissing kan nemen. Een adviseur kan hierbij helpen. Ook is het goed om te weten dat als hij nu kiest voor de btw zelf blijven aangeven in elk land, hij in de toekomst alsnog kan overstappen naar de Unieregeling. Bijvoorbeeld als hij zijn Spaanse webshop heeft geopend.”

Meer weten?
Ga voor meer informatie naar de site belastingdienst.nl/e-commerce of kvk.nl. Of vraag uw boekhouder of accountant wat in uw situatie verstandig is om te doen.

Bereid u voor in 5 stappen
Deze stappen helpen bij de voorbereiding:
1 Verdiep u in de nieuwe EU-regels en/of vraag advies over de gevolgen van de nieuwe EU-regels voor uw bedrijf.
2 Ga per land na onder welk btw-tarief uw goederen vallen.
3 Kies voor registratie voor het éénloketsysteem (de Unieregeling) of voor registratie bij de belastingdiensten in de EU-lidstaten van uw klanten. In dat dat laatste geval moeten uw facturen voldoen aan de factuureisen van de landen waar u verkoopt.
4 Vermeld in uw webshop de prijzen inclusief btw.
5 Pas uw administratie aan, zodat u vanaf 1 juli 2021 uw totale omzet per land en per btw-tarief bijhoudt.

Webshopondernemers die gebruik willen maken van het éénloketsysteem melden zich vóór 1 juli 2021 aan op Mijn Belastingdienst Zakelijk.